Sua lista de tarefas diárias não cabe no seu dia? E, quando você tem um tempinho para revisá-la encontra pendências de dias, semanas ou até meses? Ou sua lista de tarefas está em sua cabeça e ao final do dia você lembra que deixou de fazer algo importante?
As tarefas ficam pendentes porque:
- Não são priorizadas, pois não possuem data e hora predefinidas para acontecer, como resultado, sempre ficam para depois…
- Em geral, são complexas, chatas e demoradas, o que leva à procrastinação.
- Não estão agrupadas por contexto (local que deve ser realizada: casa, trabalho, externa).
- Não estão classificadas por importância, o que muitas vezes nos leva a executar apenas as urgências.
- E, sobretudo, não são planejadas.
Quer colocar em dias suas tarefas? Em primeiro lugar você precisa conscientizar que seu tempo é limitado. E, em segundo lugar faça planejamento, organize e acompanhe o resultado.
Incluir tarefas que ocupam mais tempo que o disponível é um grande engano. Essa prática gera estresse, urgências e prejuízos.
Agora você irá conhecer o método dos Blocos de Tempo (Time Blocking). Coloque em prática no seu dia a dia e, como resultado, você verá sua lista de tarefas se encaixando dentro do seu tempo.
Mas, o que são Blocos de Tempo?
É um método que você bloqueia períodos em sua agenda para a realização de tarefas pré-determinadas, ou seja, aquelas que fazem parte do seu planejamento. Em cada bloco, você agrupa tarefas de mesmo contexto, otimizando a execução.
Com esse método você:
- Inicia o seu dia com prioridades.
- Aumenta sua produtividade.
- Combate a procrastinação (que é natural em qualquer ser humano).
- Cumpre prazos.
- Alcança suas metas.
- Reduz as urgências.
Como funciona este método?
Você sabia que diariamente utilizamos esse método? Por exemplo, quando dormimos estamos dentro do nosso bloco “descanso”. Esse método é muito fácil de ser aplicado. Ele se adapta ao seu tempo e às suas necessidades de acordo com suas prioridades.
Exemplo de Blocos de Tempo
Como aplicar esse método em minha lista de tarefas?
1 – Crie sua lista de tarefas.
Antes de escrever suas tarefas, divida sua lista em Papéis que você exerce no dia a dia: profissional, estudante, mãe, dona de casa e assim por diante.
2 – Classifique as tarefas por contexto, prioridade e tempo de execução.
Contexto – locais onde executamos as tarefas: casa, escritório, rua, faculdade, etc.
Prioridade – importante ou urgente.
Tempo de execução – faça uma estimativa.
3 – Distribua seus horários fixos na agenda.
Com horários fixos lançados, você terá a percepção sobre a sua realidade temporal. E, quais são os tempos livres que poderão ser utilizados com mais eficiência. Por exemplo:
- Levanto às 7h
- Saio para o trabalho às 8h
- Inicio o expediente às 9h
- Saio para o almoço às 14h e retorno às 14:30h
- Reinicio o expediente às 15h
- Finalizo o expediente às 17h
- Tenho aulas às segundas e quartas das 18h até as 19h e chego em casa às 20:30h
- Quando não tenho aula chego em casa às 18:30h
- Preparo o jantar às 19:30h
4 – Inicie seu planejamento semanal utilizando os blocos de tempo.
- Tempo de sono
- Rotinas matinal e noturna
- Expediente, almoço e deslocamentos
- Atividades físicas e/ou cursos
5 – Anote em sua agenda os compromissos.
Compromisso, diferente de tarefa, possui data e horário pré-definidos. Por exemplo: consulta médica, reuniões recorrentes, festas.
Ao agendar compromissos, leve em consideração o tempo de deslocamento. E, quando forem compromissos sem deslocamento, considere um tempo livre antes e depois, como por exemplo em caso de reuniões, sempre precisamos de um tempo de preparo entre uma e outra. Antecipe-se a eventuais atrasos.
6 – Verifique seu tempo livre e comece a incluir suas tarefas.
Após os lançamentos você encontrará blocos de tempo livre, onde você distribuirá suas tarefas. Sempre se atentando ao contexto e à sua disponibilidade de tempo, de acordo com o tempo de execução da atividade.
7 – Como incluir tarefas em blocos macros.
- Expediente – projetos, reuniões, telefonemas, leitura de e-mails, arquivo.
- Rotina Matinal e Rotina Noturna – inclua tarefas rápidas; como arrumar a cama ao se levantar, separar o material escolar para o dia seguinte.
Antecipe o que for possível para que você inicie o seu dia sem correria e esquecimentos.
Para resumir:
- Tenha clareza sobre o seu tempo disponível.
- Distribua suas atividades de forma a não sobrecarregar um único dia.
- Crie sub-blocos dentro de seus blocos profissional e pessoal.
- Verifique qual período do dia você está com mais energia para focar em tarefas mais complexas.
- Inclua tarefas entre deslocamentos, horário de almoço, intervalos, salas de espera.
- Faça planejamento semanal.
Toda mudança de hábito, no início, vem com desafio. Mas, não desista! Insista! Acompanhe os resultados durante uma semana e faça modificações caso seja necessário. O mais importante é você encontrar o seu planejamento ideal.
Não existe planejamento perfeito. Por outro lado, sem ele nosso dia a dia se transforma em atrasos, dores de cabeça e prejuízos…
Comece com as prioridades, não queira eliminar toda pendência em apenas uma semana.
Gostou desse método? Ficou alguma dúvida? Entre em contato!
